Genel Bilgiler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Görev ve Sorumlulukları

TEMEL FONKSİYON:

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 51/a maddesi gereği genel hükümlere göre kurulmuştur. “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname” nin 31. maddesinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nın görevleri:

a) Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak,

b) Mezuniyet işlemlerini yürütmek,

c) Verilecek diğer benzeri görevleri yerine getirmek şeklinde belirtilmiştir.

GÖREV TANIMI VE SORUMLULUKLARI:

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından genel olarak;

  • Öğrencilerin kayıt-kabulü ile ilgili gerekli işlemlerini organize etmek ve yapılmasını sağlamak,
  • Eğitim-öğretimle ilgili kararların uygulanmasını sağlamak,
  • Katkı payı/öğrenim ücreti alınacak öğrencilerin kontrollerini yapmak,
  • Eğitimle-Öğretimle ilgili Senato Kararlarının (Bölüm/Program açılması, okul açılması ve kapatılması)YÖK ile yazışmalarının yapılması ve takibi,
  • Mezuniyete hak kazanan öğrencilerle ilgili işlemleri yapmak,
  • ÖSYM ve her türlü istatistiki bilgileri düzenlemek,
  • Öğrenci Bilgi Sisteminin sağlıklı yürütülmesi,
  • Ders kataloglarının açılması, düzenlenmesi ve akademik personellerin not girişlerinin düzenlenmesini sağlamak,
  • Gelecek eğitim öğretim yılına ait Akademik Takvimi oluşturmak ve ilgili birimlere dağıtımını sağlamak,
  • Daire Başkanlığının Stratejik Planını, Faaliyet Raporunu hazırlamak,
  • Taşınır Mal Yönetmeliğinin uygulanmasını sağlamak,
  • Genel Sekreterlikçe verilecek diğer görevleri yapmak.
  • DAİRE BAŞKANLIĞIMIZI İLGİLENDİREN KANUN VE YÖNETMELİKLER:

  • Kocaeli Üniversitesi Önlisans – Lisans Eğitim – Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
  • Yaz Okulu Yönetmeliği
  • Çift Anadal ( ÇAP ) Programı Yönetmeliği
  • Meslek Yüksekokulları ve Açık Öğretim Önlisans Programları mezunlarının Lisans öğrenimine devamları hakkında yönetmelik. ( Dikey Geçiş Yönetmeliği )
  • Yükseköğretim Kurumları arasında önlisans ve Lisans düzeyinde yatay geçiş esaslarına ilişkin yönetmelik.
  • Yüksek Öğretim Kurumları öğrenci disiplin yönetmeliği.
  • Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Mevzuatları ve Duyuruları https://www.yok.gov.tr/ana-sayfa
  • Kocaeli Üniversitesi Yönetmelik ve Yönergeleri http://odb.kocaeli.edu.tr/yonetmelik.php
  • ORGANİZASYONEL İLİŞKİLER:

    Üstü

     Genel Sekreter Yardımcısı
      Genel Sekreter

    Astları

      Diploma ve Mezun Öğrenciler Şube Müdürü
      Yazı ve Destek İşleri Şube Müdürü
      Öğrenci Bilgi Sistemi Birimi Şube Müdürü
      Öğrenci İşleri Birimi Şube Müdürü
      YÖK Bursları Takip Şubesi

    Yazı ve Destek İşleri Şube Müdürlüğü

    TEMEL FONKSİYON:

    Öğrenci İşleri ile ilgili tüm yazışma işlemleri, teknik ve idari destek fonksiyonlarını yerine getirmektedir.

    GÖREV TANIMI VE SORUMLULUKLARI:

  • İstatistiki bilgilerin takibini, düzenlenmesini sağlamak.(YÖKSİS, Strateji Dai. Bşk.)gibi kurumlara göndermek,
  • Fakülte / Yüksekokul ve Meslek Yüksek Okullarımızla yatay geçiş kontenjanlarını hazırlayarak ÖSYM’ye bildirmek,
  • Yabancı uyruklu YÖS ve Türkiye Burslu öğrenci bilgilerini YÖKSİS’ e girmek ve Harç muafiyet işlemlerini ilgisine göre düzenleyerek Strateji Daire Başkanlığına göndermek,
  • Yabancı uyruklu öğrencilerle ilgili mezuniyet bilgi formlarını (Türkiye Mezunları Bilgi Formu) ilgili Kurumuna göndermek,
  • Öğrenci harçlarına ilişkin işlemleri yaptırmak ve kontrol etmek,
  • Strateji Daire Başkanlığına okullara göre dağıtım çizelgelerini hazırlayıp göndermek.
  • Öğrencilerin akademik birimlerinden gelen stajları ile ilgili yazışmaları yapmak ve staj kontenjanlarını ilgili kurumlarına bildirmek,
  • YKS kontenjanlarını hazırlayıp Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Başkanlığına YÖKSİS-ABAYS üzerinden bildirmek,
  • Dikey geçiş kontenjanlarını Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Başkanlığına bildirmek.
  • Akademik Takvim hazırlıklarını Eğitim Komisyonunda görüşülerek Senato onayına sunmak,
  • ÖSYM Başkanlığına, kayıtların yapılacağı kayıt yerlerinin bildirilmesi,
  • ÖSYM Başkanlığına, Bölüm ve Programlara kayıt yaptıran öğrencileri tespit ederek YKS ve DGS ek kontenjanlarını bildirmek.
  • Diploma ve Mezun Öğrenciler Şube Müdürlüğü

    TEMEL FONKSİYON:

    Lisans, Önlisans,Yüksek Lisans, Doktora diplomalarının hazırlanmasını sağlamak. Diplomalarla ilgili tüm yazışma, istatistiki bilgilerin hazırlanması ve diplomaların imza karşılığı teslimini sağlamak gibi fonksiyonları yerine getirmektir.

    GÖREV TANIMI VE SORUMLULUKLARI:

  • Lisans, Önlisans,Yüksek Lisans, Doktora diplomalarının hazırlanmasını sağlamak.
  • Mezun öğrencilerle ilgili istatistiklerin tutulması.
  • Mezun öğrencilerle ilgili gerekli yazışmaları yapmak.
  • Kocaeli Üniversitesi bünyesinde bulunan tüm okulların öğrenci işleri ile mezuniyet işlemleri hakkında koordinasyon sağlamak.
  • Diploma almaya hak kazanan öğrencilerin işlendiği kütüklerin hazırlanmasını sağlamak.
  • Hazırlanan diplomaların arşivlenmesi amacı ile scannerde taranarak yedeklenmesi.
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Diploma Bürosu:

  • Ön Lisans, Lisans, Yüksek Lisans ve Doktora diplomalarının hazırlanmasını sağlamak.
  • Mezun öğrencilerle ilgili gerekli yazışmaların yapılmasını sağlamak.
  • Diploma almaya hak kazanan öğrencilerin işlendiği kütüklerin hazırlanması sağlamak.
  • Diplomaların scanner de taranması, arşivlenmesi ve Öğrenci Bilgi Sistemi ile koordineyi sağlamak.
  • Mezun öğrencilerin sorularını cevaplamak, onları ilgili birimlere yönlendirmek.
  • Hazırlanan diplomaların ilgili Müdür, Dekan ve Rektöre imzalatılmasının sağlanması.
  • Kocaeli Üniversitesi bünyesinde bulunan tüm okulların öğrenci işleri ile mezuniyet işlemleri hakkında bilgilendirmek ve koordinasyonu sağlamak.
  • Fakülte, MYO, Yüksekokul, Konservatuvar ve Enstitü mezunları öğrenci bilgi sistemine diploma numaralarının kaydedilmesi ( İlgili okuldan EBYS üzerinden gelen yönetim kurulu kararı ve listelere göre).
  • Diploma, transkript ve diploma eki düzenlenmesi.
  • Nüfus bilgilerinin, transkript bilgilerinin kontrol edilerek hatalı verilerin ilgili öğrenci işleri tarafından düzeltilmesinin sağlanması.
  • Diploma eki bilgilerinin kontrol edilmesi (İngilizce ders adı, objective, İngilizce bölüm adı), eksik bilgilerin tamamlanmasının sağlanması.
  • Diploma, diploma eki ve transkriptlerinin imza takipleri.
  • Diploma defterlerinin numaralandırılması, mühür ve onay takibi.
  • Mezun öğrencilere diploma defterlerinin imzalatılarak teslim edilmesinin sağlanması.
  • Diploma ve diploma eki belgelerinin mühürlenmesi.
  • Diplomasını kaybedenlerin başvuru evraklarının teslim alınarak Üniversite Yönetim Kuruluna yazışma yapılması.
  • Ü.Y.K. karar sonrası ikinci nüsha diploma düzenlenmesi ve imza takibi yapılması.
  • Öğrenci Bilgi Sistemi ile diploma, diploma eki, diploma yerine geçerli belge ve eskiye dönük mezunların sistemde özlük bilgilerin ve ya not ortalamalarının manuel olarak girilmesini sağlamak.
  • Yurt içi çeşitli özel ve kamu kurumlarından, yurtdışından gelen mezuniyetlerle ilgili diploma teyit yazışmalarının yapılması.
  • Mezuniyet tarihlerine göre sıralanarak diploma numarası verilmesi.
  • Tek tek diploma eki basımı.
  • Tek tek transkript basımı.
  • İmzası tamamlanan diplomaların bilgisayar ortamında yedeklenmesinin yapılması.
  • Mezun öğrenci e-mail ve telefonlarının cevaplanması.
  • Her öğrenciye ait mezuniyet evrakları ile diploma, diploma ekinin arşivlenmesi.
  • Mezunların öğrenci kimliklerin teslim alınması.
  • Lise diplomaların teslim edilmesi.
  • Diploma, transkript ve diploma eki fotokopi onaylarının yapılması.
  • Diplomasını kaybedenlerin başvuru evraklarının teslim alınarak Üniversite Yönetim Kurulu’na yazışma yapılması.
  • Üniversite yönetim kurulu karar sonrası İkinci Nüsha diploma düzenlenmesinin ve imza takibinin yapılması.
  • Öğrenci Bilgi Sistemi ile diploma, diploma eki, ikinci nüsha belge ve eskiye dönük mezunların sistemde özlük bilgilerinin ve ya not ortalamalarının girilmesini sağlama.
  • Sağlık Bilimleri Enstitüsü, Tıp Fakültesi, Diş Hekimliği Fakültesi, Kocaeli Sağlık Yüksekokulu, Kocaeli Sağlık Hizmetleri MYO, Köseköy MYO ve Yahya Kaptan MYO’na ait yazışmaları ve diplomaları ile birlikte Sağlık Bakanlığı ve Kocaeli İl Sağlık Müdürlüğüne onay için gönderilmesi.
  • Öğrencilerin durumları hakkında güvenlik soruşturması için ilgili kişilere şahsen ve ya telefon ile bilgi verilmesi.
  • Mezun öğrenci telefonlarının cevaplanması.
  • Mezun istatistiklerinin yapılması.
  • Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

    TEMEL FONKSİYON:

    Merkezi Öğrenci İşleri Birimi, Rektörlüğümüzün 03/02/2016 tarihli ve 17596 Sayılı yazısıyla Öğrenci İşleri Bürolarının, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı çatısı altında toplanması kararıyla kurulmuştur.

    Aşağıda isimleri belirtilen Fakülte/Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarının öğrenci işleri hizmetleri Merkezi Öğrenci İşleri Birimi çatısı altında yürütülmektedir.

  • Tıp Fakültesi
  • Mühendislik Fakültesi
  • Teknoloji Fakültesi (Teknik Eğitim Fakültesi)
  • Hukuk Fakültesi
  • İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi
  • İletişim Fakültesi
  • Spor Bilimleri Fakültesi (Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu)
  • Eğitim Fakültesi
  • Mimarlık ve Tasarım Fakültesi
  • Güzel Sanatlar Fakültesi
  • Devlet Konservatuarı
  • Kocaeli Sağlık Yüksekokulu
  • Kocaeli Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu
  • Hereke Meslek Yüksekokulu
  • Hereke Ömer İsmet Uzunyol Meslek Yüksekokulu
  • Asım Kocabıyık Meslek Yüksekokulu
  • GÖREV TANIMI VE SORUMLULUKLARI:

    Öğrenci işleri hizmetlerini yürütmekte olduğu akademik birimlerin;

  • ÖSYM tarafından yeni yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarını yapmak.
  • Yatay Geçiş, Dikey Geçiş veya Çif Anadal Programı yoluyla kayıt hakkı kazanan öğrencilerin kayıtlarını yapmak.
  • Öğrencilerin tüm özlük işlemlerinin yapılması ve takibi.
  • Kayıt dondurma işlemlerinin yapılması.
  • Kayıt silme işlemlerinin yapılması.
  • Belgelendirme işlemlerinin yapılması (Öğrenci, Askerlik ve Transkript Belgeleri).
  • Disiplin işlemlerinin yapılması.
  • YÖK Bilgi Sistemi (YÖKSİS) güncellemelerinin yapılması.
  • Diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla (SGK, KYK, YTB vb. gb.) yazışmaların yürütülmesi ve koordinasyonun sağlanması.
  • Askerlik ile ilgili işlemlerin yapılması.
  • Mezuniyet işlemlerinin yapılması.
  • Öğrencilerle ilgili alınan Yönetim Kurulu Kararlarının ve yazışmaların tebliği.
  • Askerlik İşlemleri

    Üniversitemize ÖSYM tarafından ilk yerleştirme veya Yatay Geçiş, Dikey Geçiş, Çift Anadal Programı (ÇAP) ve benzeri yollarla kaydı gerçekleşen her erkek öğrencimizin bilgileri Öğrenci Bilgi Sistemi marifetiyle YÖK Bilgi Sistemi (YÖKSİS) üzerinde e-devlet kapısına (www.turkıye.gov.tr) aktarılmaktadır.

    Milli Savunma Bakanlığı’nın 14 Kasım 2014 tarih ve 469878865-1130-1445-14/ASAL D.er İşl. Ş. Öğc. Vat. ve Ert. Ks.41940 sayılı Öğrenci Durum Belgeleri konulu yazısına istinaden, Ek-Ç2 belgeleri askerlik şubelerine gönderilmemektedir. İlgili Askerlik Şube Başkanlıkları YÖKSİS üzerinden öğrencilik durumunu sorgulayabilmektedir.

    Askerlik Şube Başkanlığı’nın talebi doğrultusunda öğrencilerimize EK-Ç2 Belgesi tanzim etmekte veya ilgili Askerlik Şube Başkanlığı’na posta yoluyla göndermekteyiz.

    Öğrenci Bilgi Sistemi

    TEMEL FONKSİYON:

    Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ait tüm yazılım işlemlerinin;

  • Kullanıcı ara yüzlerinin ve altyapılarının oluşturulması.
  • İhtiyaç duyulan yazılımların oluşturması ve ya oluşturulmasına destek olunması.
  • Yazılımları sorunsuz şekilde çalışır hale getirilmesi.
  • Yazılımların kullanım hatalarını en aza indirecek tedbirlerin alınması ve yazılımların güvenliğinin sağlaması.
  • Gerekli kullanıcı sayfalarının oluşturulması, aktif ve erişebilirliğinin sağlanması.
  • Üniversitemizin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ait veritabanının düzenlenmesi, güncellenmesi ve sisteme aktarılması dâhilinde aşağıdaki işlemlere destek oluşturulmaktadır.
  • Öğrenci Bilgi Sistemi Biriminde Yapılan İşlemler:

    1. Öğrenci Kayıt İşlemleri ve İşletimi

  • ÖSYM tarafından yerleştirilen öğrenciler
  • ÖSYM Ek yerleştirme öğrencileri
  • Yatay Geçiş (Başarıya Dayalı, Merkezi Yerleştirme ve Kurum içi)
  • Özel Öğrenci Statüsünde gelen öğrenciler
  • Erasmus, Farabi ve Yabancı uyruklu öğrenciler
  • 2. Öğrenci İşleri İdari Personel İşlemleri ve İşletimi

  • Öğrenci kimlik (MERNİS), okul, iletişim bilgilerinin düzenlenmesi
  • Birinci madde, 3 ve 4 bendinde belirtilen öğrencilerin kayıt işlemleri
  • Öğrenci kimliklerinin basımı için gerekli işlemleri
  • Öğrenci belgesi ve transkript basımı için gerekli alt yapının oluşturulması
  • 3. Bölüm Sekreteri İşlemleri ve İşletimi;

  • İstatistiki bilgilerin takibini, düzenlenmesini sağlamak.(YÖKSİS, Strateji Dai. Bşk.)gibi kurumlara göndermek.
  • Ders açma ve ders programı giriş işlemleri
  • Akademik personel not girişlerinin açılması/kapatılması
  • Muafiyet not girişleri
  • 4. Eğitimde Yeniden Yapılanma ve Kalite Süreci İşlemleri ve İşletimi;

  • Bölüm bilgilerinin girişleri
  • Ders tanımlama işlemleri
  • Ders listesi oluşturma ve onaylama işlemleri
  • 5. Öğrenci İşlemleri ve İşletimi;

  • Kimlik bilgilerinin düzenlenmesi
  • Öğrencilerin tabi oldukları yönetmeliklerine bağlı kalınarak ders seçimi ve onaylama işlemleri
  • Alınan derslerin not detayları, ders programının görüntülenmesi
  • Tabi olunan ders listesi takibi
  • Genel not dökümü görüntülenmesi
  • Mesajlaşma sistemi
  • 6. Akademik Personel İşlemleri ve İşletimi;

  • Ders bilgilerinin (amaç/içerik, öğrenme kazanımları, AKTS, ders izlencesi, ders kaynak, değerlendirme ölçütleri) giriş işlemleri
  • Öğrencilerin tabi oldukları yönetmeliklerine bağlı kalınarak öğrenci ders seçimi ve dilekçe onaylama işlemleri
  • Not giriş işlemleri (öğrenci devam durumlarının sisteme eklenmesi)
  • Öğrencilerin giriş yapılan notları ile dönem sonu başarı ortalamaları hesaplanmaktadır. Hesaplanan dönem sonu ortalamaları ile öğrenci koşullu ders güncellemeleri yapılmaktadır.
  • Öğrenci mezuniyet onay işlemleri
  • Mesajlaşma sistemi
  • 7. Harç İşlemleri ve İşletimi;

  • İlgili banka ile online ve offline katkı payı ödeme işlemlerinin yapılması
  • Öğrencilerin harç miktarlarının hesaplanıp, sisteme işlenmesi
  • 8. YÖKSİS İşlemleri ve İşletimi;

  • Öğrenci durumlarının (yeni kayıt, aktif öğrenci, mezun öğrenci, kayıt silme, dondurma vb.) YÖK’e anlık olarak gönderilmesi
  • YÖK tarafından sunulan web servislerin sistemimize entegre edilmesi
  • 9. Mezuniyet ve Diploma İşlemleri ve İşletimi

  • Öğrencilerin tabi oldukları yönetmeliklerine bağlı kalınarak mezuniyet kontrollerinin sistemden yapılması
  • Öğrenci mezuniyet transkriptlerinin, diploma eklerinin ve diplomalarının basımı
  • 10. Yaz Öğretimi İşlemleri ve İşletimi

  • Farklı üniversitelerden üniversitemize gelen öğrencilerin online kayıt işlemleri
  • Tüm öğrencilerin ders seçim, harç hesaplama ve ders dilekçe onaylama işlemleri
  • Öğrenci not giriş işlemleri
  • Farklı üniversitelerden üniversitemize gelen öğrencilerin transkriptlerinin basımı ve üniversitelerine gönderim işlemleri
  • 11.Tıp Fakültesi Çekirdek Eğitim Programı İşlemleri ve İşletimi;

  • Not girişi, Mesajlaşma, Ders Aldırma, Bölüm sınav işlemleri, Transkript
  • Tıp Fakültesi Soru Havuzu, Sınav Hazırlama ve Değerlendirme, Sınav ve Soru Analiz
  • ÇEP, Tıpta Uzmanlık Öğrenci İşlemleri, Geribildirim Toplama ve Değerlendirme, UTEAK için raporlama araçları modüllerinin hazırlanması
  • Web Servisleri, öğrenciler ve öğretim elemanları tarafından görüntülenecek bilgi panellerinin hazırlanması
  • 12. Lisansüstü Programlara Başvuru İşlemleri ve İşletimi (10293 aday başvuruda bulunmuştur.)

  • Program bilgilerinin (kontenjan, sınav bilgileri vb.) sisteme girilmesi
  • Adayların online başvurularının alınması
  • Adayların bilgilerinin programlar tarafından kontrol edilmesi
  • Adayların oluşan puanlarına göre sıralanması
  • Mülakat, asil ve yedek listelerinin oluşturulması
  • Kayıt hakkı kazanan öğrencilerin kayıt işlemleri
  • 13. Uluslararası İlişkiler Birimi İşlemleri ve İşletimi

  • Üniversitemiz öğrencilerinden Erasmus kapsamında eğitim alma hareketliliğine katılan öğrencilerimizin eğitim hareketliliğine dair bilgilerin tutulması ve istatistiki bilgilerin hazırlanması
  • 14. Sistem Yöneticisi İşlemleri ve İşletimi;

  • Akademik takvimde belirtilen tarihler aralığında SEHVEN yapılamayan tüm işlemlerin yapılması
  • 15. İstatistik İşlemleri ve İşletimi;

  • Kurum içinden/dışından talep edilen istatistiklerin hazırlanması
  • 16. Diğer sistemler ile entegrasyon;

  • Diş Hekimliği ve Tıp Fakültesi’nin kullandığı özel yazılıma MERNİS’in entegre edilmesi
  • Güzel Sanatlar Fakültesi özel yetenek sınavı için hazırlanan sistemin Öğrenci Bilgi Sistemine entegre edilmesi
  • Uzaktan Eğitim Merkezi e-destek sisteminde öğrenci login işlemlerinin Öğrenci Bilgi Sistemi şifreleri ile eşleştirme
  • Öğrenci Bilgi Sistemi kapsamında yapılan tüm işlemlerin alt yapısı yazılım teknolojileri personeli tarafından yapılmakta, görevlendirilen personel tarafından kullanılmaktadır.

    Üniversitemiz akademik personeli, idari personel ve öğrencilerinin kullanımı için öğrenci bilgi sistemini geliştirmek, ihtiyaçlarının tespit etmek ve güncelleştirmeleri yapmak, Üniversitemiz Öğrenci Bilgi Sistemi ile YÖKSİS Projesi arasında gerekli uyumun sağlanması ve öğrenci verilerinin transferini yapmak.

    Üniversitemiz Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının ihtiyaçları için gerekli yazılımları geliştirmek, Rektörlük, Genel Sekreterlik ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından gelen her türlü istatistik işlemlerini gerçekleştirmek.

    YÖK BURSLARI TAKİP ŞUBESİ

    GÖREV TANIMI VE SORUMLULUKLARI
  • YÖK Destek Bursu Takip ve Ödeme İşlemleri
  • YÖK 100/2000 Doktora Bursu Takip ve Ödeme İşlemleri
  • Yabancı Uyruklu Öğrencilere Bursu Takip ve Ödeme İşlemleri
  • Yurt Dışı Araştırma Bursları Takip ve Ödeme İşlemleri
  • YÖK-Yabancı Dil Eğitim Bursu Takip ve Ödeme İşlemleri
  • Kredi ve Yurtlar Kurumu (KYK) başarı durumları
  • Demo Settings
    Header Colors
    Navigation Colors
    Footer Colors