Genel Bilgiler

  2. Genel Bilgiler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Görev ve Sorumlulukları

TEMEL FONKSİYON:

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 51/a maddesi gereği genel hükümlere göre kurulmuştur. “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname” nin 31. maddesinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nın görevleri:

a) Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak,

b) Mezuniyet işlemlerini yürütmek,

c) Verilecek diğer benzeri görevleri yerine getirmek şeklinde belirtilmiştir.

 

GÖREV TANIMI VE SORUMLULUKLARI:

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından genel olarak;

  • Öğrencilerin kayıt-kabulü ile ilgili gerekli işlemlerini organize etmek ve yapılmasını sağlamak,
  • Eğitim-öğretimle ilgili kararların uygulanmasını sağlamak,
  • Katkı payı/öğrenim ücreti alınacak öğrencilerin kontrollerini yapmak,
  • Eğitimle-Öğretimle ilgili Senato Kararlarının (Bölüm/Program açılması, okul açılması ve kapatılması)YÖK ile yazışmalarının yapılması ve takibi,
  • Mezuniyete hak kazanan öğrencilerle ilgili işlemleri yapmak,
  • ÖSYM ve her türlü istatistiki bilgileri düzenlemek,
  • Öğrenci Bilgi Sisteminin sağlıklı yürütülmesi,
  • Ders kataloglarının açılması, düzenlenmesi ve akademik personellerin not girişlerinin düzenlenmesini sağlamak,
  • Gelecek eğitim öğretim yılına ait Akademik Takvimi oluşturmak ve ilgili birimlere dağıtımını sağlamak,
  • Daire Başkanlığının Stratejik Planını, Faaliyet Raporunu hazırlamak,
  • Taşınır Mal Yönetmeliğinin uygulanmasını sağlamak,
  • Genel Sekreterlikçe verilecek diğer görevleri yapmak.

    •  

    DAİRE BAŞKANLIĞIMIZI İLGİLENDİREN KANUN VE YÖNETMELİKLER:

  • Kocaeli Üniversitesi Önlisans – Lisans Eğitim – Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
  • Yaz Okulu Yönetmeliği
  • Çift Anadal ( ÇAP ) Programı Yönetmeliği
  • Meslek Yüksekokulları ve Açık Öğretim Önlisans Programları mezunlarının Lisans öğrenimine devamları hakkında yönetmelik. ( Dikey Geçiş Yönetmeliği )
  • Yükseköğretim Kurumları arasında önlisans ve Lisans düzeyinde yatay geçiş esaslarına ilişkin yönetmelik.
  • Yüksek Öğretim Kurumları öğrenci disiplin yönetmeliği.
  • Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Mevzuatları ve Duyuruları https://www.yok.gov.tr/ana-sayfa
  • Kocaeli Üniversitesi Yönetmelik ve Yönergeleri http://odb.kocaeli.edu.tr/yonetmelik.php
    •  

    ORGANİZASYONEL İLİŞKİLER:

    Üstü

    		  Genel Sekreter Yardımcısı
      Genel Sekreter

    Astları

    		   Diploma ve Mezun Öğrenciler Şube Müdürü
      Yazı ve Destek İşleri Şube Müdürü
      Öğrenci Bilgi Sistemi Birimi Şube Müdürü
      Öğrenci İşleri Birimi Şube Müdürü
      YÖK Bursları Takip Şubesi

    Yazı ve Destek İşleri Şube Müdürlüğü

    TEMEL FONKSİYON:

    Öğrenci İşleri ile ilgili tüm yazışma işlemleri, teknik ve idari destek fonksiyonlarını yerine getirmektedir.

     

    GÖREV TANIMI VE SORUMLULUKLARI:

  • Eğitim-öğretimle ilgili mevzuatların hazırlanması ile ilgili çalışmaları yürütmek, mevzuat değişikliklerini takip etmek ve hazırlamak.
  • Eğitim-öğretim sürecine ilişkin esasların belirlenmesini, kararların alınmasını ve uygulanmasını sağlamak.
  • Üniversite Yönetim Kurulu ve Senatosu kararları doğrultusunda gerekli yazışma işlemlerini yapmak.
  • Akademik takvimle ilgili iş ve işlemlerini yapmak.
  • Birim/Bölüm/Program/Anabilim Dalları açılması ve öğrenci alımına ilişkin iş ve işlemleri yapmak
  • Yıllık Plan hazırlıklarını yapmak.
  • Eğitim-öğretim planları ile ilgili tüm iş ve işlemleri yapmak.
  • Kontenjan, başvuru-değerlendirme takvimi, kayıt ve benzeri iş ve işlemleri yapmak.
  • Öğrencilerin kayıt-kabulü (ÖSYM, yatay geçiş, DGS, özel yetenek, uluslararası öğrenci) ile ilgili gerekli işlemlerini organize etmek ve yapılmasını sağlamak.
  • Üniversitenin öğrenci burs, katkı payı / öğrenci ücretlerine ilişkin iş ve işlemleri göre yapmak.
  • Her yıl Cumhurbaşkanlığı Kararı ile tespit edilen Üniversite katkı payları / öğrenim ücretlerini Öğrenci Bilgi Sistemine (ÖBS) tanımlamak.
  • Öğrencilerin kayıt yaptırdığı programlara ve kayıtlanma şekillerine göre (YTB, Türkiye Burslusu, şehit, gazi, engelli, yüzde on vb.) göre ÖBS’den borçlandırma işlemini yapmak ve ödemelerini takip etmek.
  • 667 KHK kapsamında öğrenim gören öğrencilerin ücret ödeme ve aktarımlarını takip etmek.
  • Birden fazla üniversitede kaydı olan öğrencilerin listesini YÖKSİS’ten almak ve öğrenci bilgi sisteminden borçlandırma işlemini yapmak ve ödemelerini takip etmek.
  • Öğrencilerin katkı payı, öğrenim ücreti ile ilgili iade işlemlerini yapmak.
  • Harç raporlarını incelemek.
  • ÖBS’de harç işlemleri ekranlarını ve karşılaşılan hataları, eksiklikleri öğrenci bilgi sistemi sorumlularına iletmek ve takibini yapmak.
  • Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
  • Günlük olarak e-postalarını kontrol etmek ve görevi ile ilgili daire başkanlığının e-postalarını cevaplamak.
  • Birim web sayfasının görevi ile ilgili bölümlerini kontrol etmek ve gerekli düzenlemeler için Başkanlığa bilgi vermek.
  • Görevini ilgili mevzuatlar, kalite yönetim sistemi politika hedefleri ve prosedürlerine ve iç kontrol sisteminin tanım ve politikalarına uygun olarak yürütmek, kalite ve iç kontrol yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen ilave görev ve sorumlulukları yerine getirmek ve iş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uymak.
  • Özel öğrenci iş ve işlemlerini yapmak.
  • YÖK Başkanlığının Kurumsal İstatistik Veri Tabanı Programına (YÖKSİS) öğrenci ile ilgili iş ve işlemlerini yapmak.
  • YÖK, ÖSYM ve kurum içi-kurum dışı istatistiki bilgilerin takibini, düzenlenmesini ve ilgili yerlere ulaştırılmasını sağlamak.
  • Birim stratejik plan, faaliyet raporu, performans raporu ve benzeri rapor ve sunumları hazırlamak.
  • KYS/Bilgi edinme/CİMER/paydaş geri bildirim başvurularına ilişkin işlemleri yapmak.
  • Taşınır ile satın alma ve tahakkuk işlemlerini yürütmek.
  • Genel ve idari işler.

    Yükseköğretim Kanunu ve ilgili mevzuatla kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden; yetkilerinin zamanında ve gereğince kullanılmasından; Rektörlük ve Genel Sekreterlik Makamınca alınan kararların uygulanmasından ve öğrenci işlerine ait tüm bilgi ve belgelerin korunması ve saklanmasından sorumludur.

    • Diploma ve Mezun Öğrenciler Şube Müdürlüğü

    TEMEL FONKSİYON:

    Üniversitemiz mezunlarının Önlisans, Lisans, Yüksek Lisans ve Doktora diplomalarının hazırlanmasını sağlamak. Mezunlarla ilgili tüm yazışma, istatistiki bilgilerin hazırlanması ve diplomaların imza karşılığı teslimini gibi fonksiyonları yerine getirmektir.  

    GÖREV TANIMI VE SORUMLULUKLARI:

  • Üniversitemiz mezunlarının Önlisans, Lisans, Yüksek Lisans ve Doktora diplomalarını hazırlamak.
  • Mezun istatistiklerini yapmak.
  • Mezunlarla ilgili tüm yazışmaları yapmak.
  • Üniversitemiz bünyesinde bulunan tüm akademik birimlerin öğrenci işleri ile mezuniyet işlemleri hakkında koordinasyon sağlamak.
  • Üniversitemizden mezun olan öğrencilerin diploma ve diğer belgelerinin imza karşılığı teslimini yapmak.

    Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Diploma Bürosu:

  • Üniversitemiz mezunlarının Diploma, Diploma Eki ve Transkript belgelerinin basımını ve arşivini yapmak.
  • Diğer Üniversite, Kurum ve Kuruluşlar ile teyit, bilgi-belge talebi gibi gerekli yazışmaları yapmak.
  • Enstitü/Fakülte/Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarımızdan gelen mezuniyet kararlarına göre diploma hazırlamak.
  • Hazırlanan diplomaların imza aşamalarını takip etmek.
  • İmza ve tescil süreci tamamlanan diplomaların güvenli elektronik ortamda dijital arşivini yapmak ve yedeğini almak.
  • Hazırlanan diplomaların mezunlara teslimini yapmak.
  • Diploması kayıp/tahrip olan mezunlara, başvuru evraklarının teslim alınarak İkinci Nüsha Diploma düzenlenmesi için Üniversite Yönetim Kurulu ile gerekli yazışmaları yapmak.
  • Sağlık programlarından mezun olan öğrencilerin (Tıp, Diş Hekimliği, Hemşirelik-Ebelik vb.) tescil işlemleri için, Sağlık Bakanlığı ve Kocaeli İl Sağlık Müdürlüğü ile gerekli yazışmaları yapmak.
  • Mezunların e-posta/telefon/KYS taleplerini cevaplamak.
  • Mezunların YÖKSİS kayıt/güncelleme işlemlerini yapmak.
  • Yabancı Uyruklu öğrencilerin mezuniyet bilgi formlarının doldurularak ilgili kurumlara gönderilmesini sağlamak.
  • Mezunların diploma tesliminde Öğrenci Kimlik Kartlarını teslim almak.
  • Mezun istatistiklerini yapmak.

    • Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

    TEMEL FONKSİYON:

    Rektörlüğümüzün 03/02/2016 tarihli ve 17596 Sayılı yazısıyla Öğrenci İşleri Büroları;

    Merkez, Anıtpark, Arslanbey, Hereke olmak üzere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı çatısı altında toplanması kararıyla kurulmuştur. Aşağıdaki listede bulunmayan okulların öğrenci işleri kendi bünyelerinde bulunmaktadır.

    Merkezi Öğrenci İşleri Birimi

  • Eğitim Fakültesi
  • Fen-Edebiyat Fakültesi
  • Hukuk Fakültesi
  • İletişim Fakültesi
  • İşletme Fakültesi / İİBF (İşletme bölümü)
  • Mühendislik Fakültesi
  • Sağlık Bilimleri Fakültesi / Kocaeli Sağlık Yüksekokulu
  • Siyasal Bilgiler Fakültesi / İİBF (İşletme bölümü dışında kalan diğer bölümler)
  • Spor Bilimleri Fakültesi / Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu
  • Teknoloji Fakültesi / Teknik Eğitim Fakültesi
  • Tıp Fakültesi
  • Kocaeli Sağlık Hizmetleri MYO
     

    Anıtpark Öğrenci İşleri Birimi

  • Devlet Konservatuarı
  • Güzel Sanatlar Fakültesi
  • Mimarlık ve Tasarım Fakültesi  

    Arslanbey Öğrenci İşleri Birimi

  • Havacılık ve Uzay Bilimleri Fakültesi
  • Ziraat Fakültesi / Gıda ve Tarım MYO / Arslanbey MYO
  • İzmit MYO  

    Hereke Öğrenci İşleri Birimi

  • Hereke Asım Kocabıyık MYO / Asım Kocabıyık MYO
  • Hereke Ömer İsmet Uzunyol MYO / Hereke MYO  

    GÖREV TANIMI VE SORUMLULUKLARI:

  • ÖSYM sınavları ile Üniversitemize yerleşen öğrencilerin kayıtların yapılması
  • Yatay geçiş, çift anadal programı, özel yetenek ile gelen ve kayıt hakkı kazanan öğrencilerin kayıtlarının yapılması
  • Özel öğrenci, Farabi, Erasmus değişim programları ile gelen/giden öğrencilerin süreçlerinin koordine edilmesi
  • YTB ve Uluslararası Öğrenci (YÖS) statüsünde eğitim almaya hak kazanan öğrencilerin kayıtlarının yapılması
  • Denklik lisans tamamlama, klinik pratik eğitimi almak için YÖK tarafından gönderilen öğrencilerin kayıtlarının ve takibinin yapılması
  • Kayıt dondurma işlemlerinin ÖBS’ye işlenmesi ve YÖKSİS sistemine gönderilmesi
  • Kayıt silme işlemlerinin yapılması
  • Mezun durumundaki öğrencilerin mezuniyetlerinin sisteme işlenmesi ve YÖKSİS sistemine gönderilmesi
  • Belgelendirme işlemlerinin yapılması (Öğrenci, askerlik, transkript, disiplin, ders planı, ders içerikleri)
  • Öğrencilerin transkript belgelerinin YÖKSİS’e gönderilmesi/güncellenmesi
  • Erkek öğrencilerin askerlik durumlarının YÖKSİS üzerinden ASAL sistemine gönderilmesi
  • Disiplin cezalarının sisteme aktarılması ve öğrenciye tebliğ edilmesi
  • Öğrencilerin Türkçe hazırlık/İngilizce hazırlık işlemlerinin ÖBS’ye işlenmesi ve YÖKSİS sistemine gönderilmesi
  • Diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla (SGK, KYK, YTB, Askerlik şubesi, idari mahkemelerden, icra dairelerinden talep edilen bilgiler vb.) yazışmaların yürütülmesi ve koordinasyonun sağlanması
  • Eğitim-Öğretim ile ilgili yönetmelik, yönerge, uygulama esasları taslaklarının diğer şube müdürlükleriyle beraber hazırlanması
  • Azami öğrenim süresini dolduran öğrencilerin akademik danışmanlarca kontrolünün sağlanması için yazışmaların ve takibinin yapılması
  • Yaz okuluna giden öğrencilerin Üniversitelerce gönderilen not listelerinin akademik birimlere dağıtılması
  • Başarıya dayalı yatay geçiş kontenjanlarının sisteme işlenmesi
  • Yatay geçiş ve özel öğrenci olarak gelen öğrencilerin Üniversiteleri ile yazışmalarının yapılması.
  • Öğrencilerin telefon ve maillerinin cevaplanması
  • Öğrencilerin kurumsal mail adreslerine belge yollanması
  • Akademik birimlerden gelen intibak kararlarının kontrolünün yapılması
  • Eski öğrencilerin lise diplomalarının teslim edilmesi
  • Yabancı öğrencilerinin askerlik belgelerinin hazırlanması

    • Otomasyon ve İstatistik Şube Müdürlüğü

    Otomasyon ve İstatistik Şube Müdürlüğünde Yapılan İşlemler:
  • Öğrenci Bilgi Sistemi otomasyonun kullanıcı destek açısından işleyişinin; güvenli, sağlıklı ve hızlı bir şekilde devamlılığını sağlamak
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından talep edilen istatistiklerin üretilmesi
  • Akademik / İdari birimlerden öğrenci bilgi sistemi otomasyonu ile ilgili gelen yazılım taleplerinin Baum (yazılım birimine) gelmeden önce sistem analizinin yapılması.

    • YÖK BURSLARI TAKİP ŞUBESİ

    GÖREV TANIMI VE SORUMLULUKLARI
  • YÖK Lisans Destek Burslarının Takibi ve Ödeme İşlemleri,
  • Lisans Destek Burslusu Öğrencilerin Başarı ve Devam Durumlarını Takip İşlemleri,
  • YÖK 100/2000 Doktora Burslarının Takibi ve Ödeme İşlemleri,
  • 100/2000 Doktora Burslusu Öğrencilerin Başarı ve Devam Durumlarını Takip İşlemleri,
  • YÖK Yabancı Uyruklu Doktora Burslarının Takibi ve Ödeme İşlemleri,
  • Yabancı Uyruklu Doktora Burslusu Öğrencilerin Başarı ve Devam Durumlarını Takip İşlemleri.
    • Demo Settings
    Header Colors
    Navigation Colors
    Footer Colors